Dal 31 marzo 2015 è scattato l’obbligo per circa due milioni di imprese, dalle grandi multinazionali di energia elettrica al piccolo artigiano locale: dovranno adeguarsi alle nuove regole di fatturazione che implicano l’utilizzo di posta elettronica certificata, firme digitali, e un software per archiviare i documenti in modo sicuro per almeno 10 anni.

La fattura elettronica è un documento che viene registrato in formato digitale senza la necessità di essere stampato su carta e permette la salvaguardia dei dati contenuti per mezzo di particolari modalitàinformatiche. 
La fattura elettronica deve indicare necessariamente:

a) la data di emissione, ovvero un riferimento temporale;

b) la firma elettronica (nota anche come firma digitale) che identifica la persona che ha materialmente redatto la ricevuta e ne garantisce l'autenticità tramite un complesso codice algoritmico di sicurezza;

c) il Sistema informatico di Interscambio dati (S. D. I), gestito dall'Agenzia delle Entrate, che permette di ricevere le fatture elettroniche, di eseguire controlli sui file in ricezione e di inoltrare le fatture alle Amministrazioni destinatarie in adempimento alla legislazione vigente.

Qualsiasi documento inviato a mezzo di posta elettronica o fax che non presenti i succitati elementi non è da considerarsi una fattura elettronica e non ha, quindi, nessun valore ai fini legali.

La procedura di compilazione della fattura elettronica non differisce molto da quella tradizionale. Elementi fondamentali sono l'inserimento dei dati completi del mittente e del destinatario, il numero progressivo relativo all'emissione delle fatture emesse nell'arco di un anno solare, e la corretta compilazione inerente il ciclo degli acquisti. 
Più specificamente, la fattura elettronica si caratterizza come un'evoluzione di quella tradizionale, alla quale si ricorreva solo per esclusivi fini di praticità nell'archiviazione. La fattura elettronica, essendo direttamente elaborata in formato digitale, viene ricevuta e conservata dal destinatario in questa forma.

CHI RICEVE FATTURA ELETTRONICA

Ministeri, Agenzie fiscali, Enti nazionali di previdenza e assistenza sociale e tutte le altre Pubbliche Amministrazioni non potranno accettare le fatture emesse o trasmesse in forma cartacea oltre a non poter procedere al pagamento dei propri fornitori, neppure parziale, fino allʹinvio del documento in forma elettronica.

Di conseguenza, tutte le imprese ed i professionisti sono tenuei a fatturare in modalità elettronica – nel rispetto della normativa tecnica di cui al D.M. n. 55/2013 – nei confronti della P.A..

COME EMETTERE FATTURA ELETTRONICA

I dati necessari

Tecnicamente la fattura elettronica è un documento prodotto e registrato in formato elettronico senza essere stampato in cartaceo; la fattura elettronica viene registrata con modalità tali da salvaguardarne il contenuto per mezzo di particolari modalità informatiche.

La fattura elettronica deve contenere obbligatoriamente i seguenti dati:

• data di emissione;
• firma digitale, al fine di consentire l’identificazione della persona che ha materialmente redatto la fattura e ne garantisce l’autenticità;
• il sistema informatico di interscambio dati (SDI), gestito dall’Agenzia delle Entrate, che permette di inviare/ricevere la fattura elettronica, di effettuare i controlli e inoltrare le fatture elettroniche medesime alla P.A.

Qualsiasi documento non prodotto e registrato secondo questi standard non può essere considerato fattura elettronica e non ha alcun valore ai fini legali

La procedura per compilare la fattura elettronica

Come compilare una fattura elettronica? La procedura per compilare la fattura elettronica non differisce sostanzialmente da quella prevista per la compilazione di una fattura ordinaria.
Occorre inserire i dati completi di emittente e ricevente, la data di emissione, il numero progressivo e la descrizione.
Rispetto alla fattura ordinaria cambia il metodo di produzione e registrazione, caratterizzato per essere totalmente informatico.

Il formato della fattura elettronica è .xml . Per approfondimenti sul sistema di interscambio dati e le specifiche tecniche è possibile fare riferimento alla seguente guida dell’Agenzia delle Entrate:

Fattura elettronica P.A. : documentazione, esempi e specifiche tecniche

Come inviare le fatture

Il file preparato, firmato e nominato nel rispetto delle regole previste, può essere inviato al Sistema di Interscambio attraverso cinque diversi canali di trasmissione per l’invio dei file:

• Posta Elettronica Certificata (PEC);
• Invio via web;
• Servizio SDICoop – Trasmissione;
• Servizio SDIFTP;
• Servizio SPCoop – Trasmissione.

Il Sistema di Interscambio, una volta ricevuto il file nel formato FatturaPA, effettuerà i controlli sui file ricevuti e procederà all’inoltro all’Amministrazione destinataria della fattura.

Le regole per la trasmissione

La trasmissione della fattura elettronica agli enti della Pubblica Amministrazione deve quindi rispettare precisi standard normativi.
Innanzitutto il formato: è obbligatoria l’estensione .xml, mentre non sono validi i file .pdf, .doc, ecc.
La trasmissione telematica della fattura elettronica avviene attraverso il Sistema di Interscambio (SdI), gestito direttamente dall’Agenzia delle Entrate tramite Sogei.

Il SdI riconosce tre categorie di file:

• file fattura in formato .xml e firmato digitalmente, il cui modello può essere scaricato dal sito www.fatturapa.gov.it;
• file compresso esclusivamente in formato .zip, contenente uno o più file;
• file messaggio in formato .xml.

Al fine di emettere la fattura elettronica occorre accedere al Sistema di Interscambio, accessibile solo mediante le credenziali Entratel/Fisconline o una Carta Nazionale dei Servizi (CNS).

Come (e dove) conservare le fatture

Sia i fornitori che le Pubbliche Amministrazioni sono tenuti a conservare le fatture esclusivamente in modalità digitale.
Il processo di conservazione prevede che sulla fattura da conservare debba essere indicizzata in modo univoco, andando a confluire in un lotto di conservazione.
Su questo verrà apposta la marca temporale e, successivamente, la firma digitale del responsabile della conservazione.

Fattura elettronica: ricevuta e notifica

La fattura elettronica trasmessa viene quindi verificata dal SdI che assegna un numero identificativo alla pratica.

L’esito può essere:

• positivo, quindi seguirà invio della fattura elettronica al destinatario e ricevuta di consegna al mittente;
• negativo, in questo caso il SdI invierà una notifica di scarto al soggetto mittente.

Attenti agli errori!

A 24 ore dal passaggio obbligatorio alla fattura elettronica – che da oggi scatta per 46mila uffici pubblici già registrati e due milioni di loro fornitori – l’errore più comune da evitare è quello di insistere una seconda o magari anche una terza volta a inviare la stessa fattura al sistema di interscambio.

Il numero di fatture rifiutate dalla sistema di interscambio, innanzitutto, è in calo: dal 40% dei primi giorni al 17% di febbraio, dopo il buon 12% toccato in dicembre. Il dato è dell’Agenzia delle entrate, che fa notare come il 30% degli errori sia dovuto alla nomenclatura del file o al doppio invio di una fattura con lo stesso nome. Un buon 28% è scivolato sul formato, passato a una versione aggiornata proprio a inizio febbraio per adempiere alle novità normative. Il file risulta provvisto di firma digitale non valida nel 7% dei casi, mentre il 5% delle fatture è indirizzato a un mittente (ovvero a un codice destinatario di una Pa) sbagliato. I documenti duplicati, e quindi nulli, sono il 10% e gli errori di battitura nei campi di Iva e committente hanno causato l’8% dei rifiuti. Rimane un 12% di problemi di origine diversa.

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